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Hace unas pocas semanas, nos enteramos en los medios de comunicación que el Congreso de la República había aprobado una ley anti trámites, que pretendida agilizar las gestiones ante las administraciones públicas. En dichos medios se afirmaba que ahora todas las gestiones serían en línea. De ahí que también se le denomino Ley de tramites electrónicos. Todo lo anterior, en parte es cierto y en parte no lo es. Este artículo pretende tener un acercamiento a la “Ley para la simplificación de requisitos y trámites administrativos” para conocer de mejor manera el contenido de dicha ley.

En la firma vemos loable la iniciativa de ley asumida por los congresistas, aprobada por el pleno del Congreso, y posteriormente, sancionada y publicada por el Presidente de la República. En efecto, todos en algún momento hemos sufrido por días, el “vía crucis administrativo” que supone inscribir un documento, contrato o actuación notarial prevista por ley como registrable, cuando el ente administrativo a cargo de la inscripción mantiene criterios encontrados dentro de su personal, inclusive, dentro de sus directores y pronunciamientos públicos, peor aún, cuando alguno de dichos criterios vulnera el principio de legalidad por contradecir una ley. El cumplimiento de requisitos formales se ha tornado en una burocracia insoportable y una pérdida de tiempo laborable importante.

Ejemplo de dicha burocracia había sido la Superintendencia de Administración Tributaria, empero, ahora ha dado pasos importantes para evitarla. Pero otras instituciones como el Registro de Personas Jurídicas -REPEJU-, aún mantiene tantos criterios como asesores jurídicos laboran en dicha institución pública. Por lo cual, creemos que esta ley, si bien es cierto es de aplicación exclusiva para las dependencias del Organismo Ejecutivo; sirve de modelo para otros organismos del estado (Legislativo y Judicial) así como para entidades autónomas y descentralizadas, como Municipalidades, SAT, SIB para tomarla de modelo precedente para modificar sus sistemas registrales y agilizar los actos administrativos y su posterior notificación.

Sin más preámbulo, dejamos en sus manos un resumen del contenido de Ley para la simplificación de requisitos y trámites administrativos, publicada el 01 de junio de 2021 por medio del Decreto 5-2021 del Congreso de la República, con vigencia a partir del 01 de septiembre de 2021.

Capítulo I y II. Trámites administrativos.

Los artículos 3 y 4 regulan 10 principios rectores de todo trámite administrativos, siendo ellos: legalidad, celeridad, coordinación, consolidación, participación ciudadana, presunción de buena fe, publicidad, simplicidad, transparencia y trazabilidad, que en conjunto procuran que todos los trámites sean electrónicos en línea, a fin que sean rápidos, sencillos, de fácil entendimiento y con posibilidad de ser monitoreados en línea por el administrado; así mismo, dichos principios procuran que la plataforma electrónica permita las consultas y sugerencias del administrado, que deben de ser tomadas en cuenta por la administración pública; así como un sistema de evaluación de calidad en la atención al administrado.

Quizá lo más importante de estos principios es que incorporan 3 presunciones “iuris tantum” que consisten en:

a) Todos los documentos presentados se presumen auténticos, salvo prueba en contrario de la administración pública. De ahí, que toda fotocopia, se presume auténtica y no debiesen de exhibirse o presentarse originales o fotocopias autenticadas.
b) Toda firma física o electrónica, se presume auténtica y no requiere de legalización de firma ante notario;

c) Los actos y firmas de funcionario público competente, en el ejercicio de sus atribuciones, se presumen auténticos, por lo que cuando se presenten ante otra institución, no puede exigirse la presentación de legalizaciones o certificaciones adicionales.

Respecto del principio de legalidad, indica que las dependencias administrativas del Ejecutivo no deben de exigir requisitos que no hayan sido establecidos previamente en la ley o acuerdo gubernativo, así mismo, deben de permitir que un tercero realice la gestión con carta poder, salvo que la ley o el acuerdo gubernativo indiquen que ha de ser personal.

Un ejemplo de violación al principio de legalidad común que existía, era la exigencia en ventanilla de requisitos no previstos en ley o acuerdo gubernativo, elaborados antojadizamente por el director de la dependencia administrativa; o bien, la restricción en cuanto al número de trámites que pueden realizar simultáneamente por persona. Finalmente, dicha ley agrega que durante el trámite administrativo, no pueden exigirse requisitos nuevos distintos con los que inició el trámite.

Respecto de la atención al público, el artículo 7 regula que las dependencias deberán atender a todos los usuarios que ingresen a sus oficinas de atención al público antes del horario de cierre de atención. Al mismo tiempo, los horarios de atención no pueden ser reducidos o limitados para la entrega y/o recepción de expedientes, normalmente, deben de cubrir la mayoría de horas hábiles de trabajo. La imposibilidad que todo trámite sea exclusivamente electrónico, lo aclara muy bien la ley: hay muchas personas que no tienen acceso a internet y el uso de plataformas web excede sus capacidades y dificulta mucho la gestión administrativa, en especial, si se piensa en las personas mayores que no nacieron y se adaptaron al internet, o bien, personas que no tienen o han tenido acceso a la tecnología en línea.

En aras de una eficiencia y economía administrativa, la ley prevé que las dependencias del Ejecutivo deben de coordinar esfuerzos, para que, de los logros alcanzados por unas dependencias, se beneficien las demás. En este sentido, en conjunto deben de identificar los trámites administrativos que incrementen el costo operacional de la administración pública, que hagan menos eficiente su funcionamiento y propicien conductas no transparentes. Así mismo, las dependencias la Ley prevé que la creación de portales interinstitucionales dirigidos a trámites o sectores específicos. En ellos se realizarán la totalidad de las actuaciones administrativas para facilitar los servicios al usuario de forma física o electrónica.

En el mismo, sentido, respecto del principio de participación ciudadana, las dependencias del Ejecutivo, previo a la creación o modificación de un trámite administrativo, deberán publicar en internet con un mes de anticipación, la propuesta del nuevo procedimiento, para recabar el punto de vista del usuario y sus observaciones.

A fin de evitar el “vía crucis administrativo” la ley prevé las siguientes obligaciones a cargo de las dependencias del Ejecutivo:
A) no realizar revisiones parciales que provoquen múltiples rechazos, en la que se exige un documento o requisito cada vez;
B) No cobrar cargos, costos o aranceles por el rechazo de expedientes;
C) No exigir de declaraciones juradas, ya que basta con la declaración en el formulario o solicitud;
D) No exigir al administrado documentos que la misma dependencia genera, aún cuando la ley lo requiera como requisito. Por lo tanto, cada dependencia los incorporará de oficio. En el mismo sentido, si los documentos exigidos se emiten por una oficina de inferior jerarquía, éstos se presumirán existentes y no será obligatoria su presentación.
E) No exigir la traducción del sello de la apostilla cuando conste en otro idioma o del nombre “apostille”; sino únicamente el documento proveniente del extranjero;
F) No exigir denuncias por pérdida de documentos, bastando solamente la afirmación de tal extremo en el formulario;
Algo novedoso de la ley en beneficio del administrado, es la prórroga automática -temporal- de licencias o autorizaciones. Esta opera así: cuando la renovación de un permiso, licencia o autorización se solicite dentro de los plazos previstos, se entenderá por prorrogado hasta tanto se produzca y se notifique la decisión de fondo por parte de la dependencia competente. Cuando la ley no regule plazo para solicitar la prórroga, éste se presume 15 días previo al vencimiento del permiso, licencia o autorización. Esta prórroga automática temporal no aplica cuando terceros se hayan opuesto a la prórroga, en virtud de lo cual este pendiente de resolución.
Respecto de las formas de pago de aranceles y recargos, las dependencias el Ejecutivo deberán de aceptar, cualquiera de las siguientes modalidades de pago: tarjeta de crédito y de débito, banca virtual u otra aplicación electrónica o pago directo en una agencia bancaria. Las comisiones o cargos corren por cuenta del usuario. Los recibos podrán ser electrónicos, según lo autorice la Contraloría General de Cuentas.
Capítulo III, IV y V. Medios electrónicos, portales institucionales y régimen institucional.
En estos capítulos, en líneas generales, se regula que las dependencias deberán implementar medios electrónicos que permitan la realización de trámites a distancia, mejora de sus archivos y el uso de firmas electrónicas; que permitan la solicitud y envío electrónico de resultados finales.
Otros aspectos relevantes en la Ley para agilizar y facilitar las gestiones administrativas son:
a) La creación de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, que será el encargado de impulsar la simplificación de trámites administrativos dentro del Ejecutivo;
b) El deber de archivar las solicitudes y la posibilidad de inicio de una nueva gestión por incumplimiento de requisitos luego de transcurridos 3 meses de no impulsar el expediente por el usuario.
c) la prevalencia de los documentos electrónicos con la firma electrónica avanzada por la dependencia que lo emitió, sobre su versión impresa.

Así también, a lo largo de los capítulos citados de la ley, se regulan las siguientes obligaciones de las dependencias del Ejecutivo:
A) Incorporar la firma electrónica avanzada en los documentos que emitan;
B) Permitir realizar todas las gestiones o trámites vía electrónica, que debe de estar habilitada sin restricciones de horario;
C) Enviar los resultados del trámite administrativo electrónicamente al usuario. Si no puede ser enviado por medios electrónicos, la dependencia deberá implementar sistemas de mensajería que permitan la entrega al usuario física o por medio de un delegado, salvo cuando la presencia del interesado sea requerida según la ley o acuerdo gubernativo aplicable. Los costos de mensajería deben ser cubiertos por el usuario con anticipación a la realización del envío.
D) Los formularios de trámites deben de poderse llenar por internet, enviarse por dicha vía y sin exigir la presentación física del formulario;
E) Recibir todo documento que deba adjuntarse a la solicitud por medio de copia digitalizada. El documento original podrá ser solicitado cuándo la copia digitalizada no haya sido firmada con firma electrónica avanzada o cuándo exista sospecha de falta de autenticidad.
F) Contar con archivos electrónicos de las solicitudes, documentos adjuntos y resoluciones;
G) Compartir con otras dependencias sobre la base de datos, expediente electrónico y archivo;
H) Los registros públicos que sean dependencias del Ejecutivo, no podrán cobrar por la simple consulta de la información que administran y deberán contar con mecanismos electrónicos que permitan consultar dicha información a través de sus sitios web, sin requerir la creación de cuentas o cualquier mecanismo que requiera la validación del correo electrónico o identidad del usuario.
Capitulo VI. Régimen sancionatorio.
Se establecen 16 infracciones por violación a la Ley que cometen los empleados, servidores y funcionarios públicos, que serán sancionadas así:

  1. Amonestación verbal al cometer alguna infracción.
  2. Amonestación escrita, que se impondrá cuando el servidor público haya merecido durante el mismo mes calendario dos amonestaciones verbales.
  3. Suspensión del trabajo de conformidad con lo previsto en la Ley del Servicio Civil, cuando el servidor público haya recibido dos amonestaciones escritas en el mismo mes calendario.
    La sanción debe ser impuesta por la autoridad superior jerárquica, competente o designada de cada dependencia. Para el efecto, los usuarios podrán presentar sus denuncias y/o quejas derivadas de la realización de trámites administrativos ante la autoridad competente o designada a cargo de dicho trámite.
    Cada cuatrimestre, las dependencias deberán Informar a la entidad encargada de ejercer la rectoría en materia de simplificación administrativa, sobre los reclamos y/o quejas presentadas por los usuarios y las acciones adoptadas para su atención.
    Disposiciones finales.
    Las dependencias dispondrán de un plazo de seis meses contados a partir de la entrada en vigor de la presente Ley, para colocar sus formularios y/o solicitudes en línea, a través de sus páginas web o a través de páginas web desarrolladas para el efecto.
    Así mismo, tendrán un plazo de un año para la implementación de medios electrónicos que permitan poner a disposición de sus usuarios la información requerida de conformidad con esta Ley.
    Finalmente, contarán con un plazo de dos años para implementar sistemas que permitan la realización de trámites por medios electrónicos.
    Los plazos establecidos en el presente artículo podrán prorrogarse hasta por un período de un año, cuando la dependencia justifique dicha necesidad, por medio de oficio dirigido al ente encargado de impulsar la simplificación de trámites administrativos.
    Las dependencias que tengan trámites administrativos factibles de gestionarse en línea y no cumplan con el plazo establecido en el presente artículo, no podrán cobrar los costos establecidos en aranceles para la gestión de los mismos.

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